Comment maintenir les échanges en télétravail et rester créatif à distance ?

Ces derniers temps, en raison de la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises ont du s’adapter aux contraintes sanitaires. Au plus fort de la crise, pendant le confinement, 27% des salariés français se sont retrouvés en télétravail. Depuis le printemps 2020, le travail à distance est en net recul, mais il reste plébiscité par 84% des salariés d’après une enquête menée par Malakoff Humanis. Toutefois, même quand le télétravail est possible, cela n’est pas sans contrainte pour l’organisation des entreprises. En effet, à distance, il n’est pas toujours facile de garder le contact, ni de fédérer ses collaborateurs et stimuler la créativité de tous. Découvrez ici, pour les managers, quelques idées et astuces pour conserver un lien avec l’ensemble des collaborateurs et rester créatif en toutes circonstances !

S’assurer que ses collaborateurs sont dans un cadre propice au télétravail

Avant d’entreprendre des actions pour optimiser le travail à distance, il convient, en premier lieu, de s’assurer que le télétravail est possible. En effet, certaines personnes peuvent avoir des contraintes spécifiques : enfants en bas âge qui peuvent rendre difficile la concentration, pas de possibilité d’aménager un espace de travail confortable chez soi, manque de matériel, connexion Internet instable, etc.

N’hésitez donc pas à faire le point, avec chacun de vos collaborateurs, sur ces différents aspects. En fonction des contraintes qui vous seront remontées, vous pourrez adapter les missions, le fonctionnement et/ou le temps de télétravail pour chacun. Vos collaborateurs se sentiront également valorisés, dès lors que vous prendrez en compte leurs contraintes et spécificités. Ainsi, le télétravail n’en sera que mieux apprécié. Une première étape essentielle pour garder le contact et maintenir les échanges !

Télétravail à la maison

Fixer des objectifs en télétravail

En fonction des remontées que vous aurez eu de la part de vos collaborateurs, vous pourrez fixer quelques objectifs à atteindre pour chacun.

Ici, il ne s’agit pas de lister un trop grand nombre de missions à réaliser, ni de planifier des objectifs trop quantitatifs. Cela pourrait avoir un effet négatif : le collaborateur pourrait ressentir cela comme un certain manque de confiance en lui. Le but est plutôt de définir, de façon générale mais claire, de grands axes de travail prioritaires et/ou secondaires. Faites participer chaque membre de votre équipe à la définition de ses propres objectifs et montrez-vous ouvert au dialogue. En ayant l’adhésion de votre collaborateur, vous serez ainsi dans une relation saine, avec la même ligne directrice et des objectifs communs. Des actions indispensables pour que les différentes parties puissent communiquer et avancer, à distance, dans un bon état d’esprit.

Check du coude

Montrer sa confiance et accompagner ses collaborateurs pendant le télétravail

En tant que manager, dans ce même objectif de créer des synergies positives, n’hésitez pas à faire part de votre confiance pendant ces moments où vos collaborateurs ne seront pas présents en entreprise. Dîtes-leur que vous avez confiance en eux et responsabilisez-les, sans oublier de vous montrer disponible en cas de besoin. Dans tous les cas, informez-les également qu’ils ne seront pas livrés à aux-même. L’accompagnement du salarié par son manager est un aspect important, à ne pas négliger, pour que le télétravail puisse être une bonne expérience pour tous. Au printemps 2020, 54% des télétravailleurs estimaient ne pas avoir été accompagnés pendant les premières semaines de confinement. Pourtant, cette étape est essentielle. Cela pourra également influer sur la prise d’initiatives !

Dans tous les cas cela passe par le dialogue et un lien qui doit être entretenu :

  • Avant les moments en télétravail : pour s’assurer que l’environnement du collaborateur est propice au travail à distance, pour prendre note d’éventuelles contraintes, et pour planifier, ensemble, ce qui va être fait pendant la période de télétravail.
  • Pendant le télétravail : pour accompagner le collaborateur dans la réalisation de ses missions, mais aussi pour pouvoir répondre à des spécificités, des imprévus, sans oublier de valoriser son travail lorsqu’il est bien fait.
  • Après les moments en télétravail : pour faire le point sur ce qui a été fait, sur ce qui bien fonctionné pendant la période de travail à distance, mais aussi sur ce qui peut être amélioré en vue des prochaines périodes de télétravail.

Pour ce qui est de l’organisation des journées de télétravail, ici aussi, faites confiance à vos collaborateurs. Offrez la possibilité, à chacun d’entre-eux, de réaliser son propre planning, en fonction de son organisation personnelle et de ses différentes contraintes, pour atteindre des objectifs qui sont également les vôtres.

Utiliser des outils de messagerie instantanée et vidéo pour garder le contact en télétravail

Même si certaines personnes sont très autonomes et peuvent mener à bien leurs missions, garder le lien est quelque chose d’essentiel au sein d’une organisation. Pendant le confinement, 39% des télétravailleurs ont ressenti une dégradation du lien social. Que ce soit en entreprise, en collectivité ou ailleurs, il est très important de continuer à s’écrire, à se parler et/ou à se voir. Que ce soit pour la gestion de missions communes, mais aussi tout simplement pour entretenir un lien social entre les collaborateurs. Tout cela permet de ne pas freiner la prise d’initiatives, la génération de nouvelles idées ou encore la prise de décisions au travers des échanges.

Pour faciliter les échanges, de nombreux outils existent. Nous en avons listé quelques-uns ci-dessous :

  • Skype : le logiciel de messagerie le plus connu et le plus utilisé, permettant aux utilisateurs de passer des appels téléphoniques ou vidéo, par Internet.
  • Teams : il s’agit de la version de Skype pour les entreprises. Teams est à la fois une messagerie instantanée et un outil de vidéoconférence, qui permet également de passer des appels et de collaborer sur des documents communs.
  • Zoom : une application fiable pour organiser des appels téléphoniques, entre 2 personnes ou en groupe, dans des salles de réunion virtuelles.
  • Google Duo : une application mobile de messagerie instantanée vidéo, développée par Google, qui permet de passer des appels d’excellente qualité.
  • Google Meet : un service de visioconférence, également développé par Google, qui a été développé pour remplacer Google Hangouts.
  • Slack : une plateforme collaborative pour échanger entre plusieurs personnes (collaborateurs, clients, fournisseurs, etc.), par message ou par vidéo, tout en rendant possible le partage de fichiers.

Réunion d'entreprise Skype

Planifier des réunions physiques régulières

Dans ce même objectif de garder un lien social, n’hésitez pas à convier vos collaborateurs à des rendez-vous communs. Cela est facile à mettre en place lorsque le télétravail est en mode « hybride » : 2 à 3 jours par semaine. L’essentiel, pour un manager, est de s’assurer qu’il y ait au moins 1 ou 2 jours, chaque semaine, où tous les collaborateurs sont ensemble dans les locaux. Cela peut être le lundi, par exemple, pour planifier les missions de la semaine. Sur ces journées, vous pouvez organiser des réunions (voir nos idées d’animations de réunions), planifier des brainstorming et même réaliser des activités ludiques pour que tout le monde puisse se rencontrer, échanger et travailler, en équipe, dans une atmosphère propice à la créativité. Même en passant plusieurs jours à distance les uns des autres, vous parviendrez ainsi à créer et/ou entretenir un sentiment d’appartenance à votre entreprise, à votre équipe, etc. C’est également quelque chose d’essentiel pour intégrer de nouvelles recrues !

Pour conserver une certaine convivialité et continuer à partager, ensemble, les valeurs de l’entreprise, il est également possible de se rejoindre à l’extérieur des locaux habituels. En effet, que ce soit pour une journée ou pour quelques heures, vous pouvez vous donner rendez-vous dans un espace de coworking, dans un café, ou même dans un lieu permettant de réaliser une activité de groupe. Changer les habitudes de vos collaborateurs ne pourra que stimuler leur créativité, ainsi que les échanges, dans un contexte plus propice à la détente.

Réaliser des petits défis et challenges créatifs

Pour doper la créativité de vos collaborateurs tout en passant d’agréables moments entre collègues, rien de mieux que les loisirs créatifs ! Pratiquer des activités créatives permet de s’amuser, tout en stimulant sa créativité.

      • Si vous pouvez vous réunir physiquement : rassemblez du matériel de loisirs créatifs et demandez à vos collaborateurs de réaliser, ensemble (ou par petits groupes), toutes sortes de créations. Sur le blog Creavea, nous vous donnons également quelques idées d’animations pour vos réunions créatives. Rien de mieux pour passer un agréable moment, entre collègues, et renforcer les liens pendant les moments où tout le monde est présent.
      • Si vous êtes en télétravail : le travail à distance ne doit pas être un frein à la créativité, bien au contraire ! Vous pouvez organiser, occasionnellement, des petits défis créatifs à distance. Demandez à votre équipe de réaliser quelque chose avec les mêmes fournitures pour chacun. N’hésitez pas à réaliser ce type de challenge créatif en visio pour plus d’intéractivité ! Pour cela, vous pouvez utiliser quelques fournitures de bureau dont chacun peut facilement disposer chez soi, mais aussi avec des fournitures de loisirs créatifs que vous pouvez fournir à vos collaborateurs qui sont en full remote. Sur Creavea, vous pouvez passer facilement des commandes pour envoyer directement des produits créatifs aux adresses de votre choix. En tant que client professionnel, vous profiterez également de tarifs privilégiés sur tous les produits « vendus et expédiés par Creavea » :

– 5% à partir de 40€ d’achat TTC
– 8% à partir de 60€ d’achat TTC
– 10% à partir de 100€ d’achat TTC

Si vous ne savez pas quel type de produits utiliser pour ce type d’animation, n’hésitez pas à contacter le service client Creavea. Nous vous conseillerons au mieux pour que vos réunions, séminaires et autres événements d’entreprise, en télétravail ou non, soient de véritables succès !

 

En consultant vos collaborateurs, en échangeant régulièrement avec eux et en leur proposant des activités ludiques, vous aurez plusieurs cartes en main pour optimiser le travail dans votre entreprise. Vous maximiserez ainsi vos chances de faire partie des 85% de managers satisfaits par le télétravail de leur équipe (enquête de Bodet Software, menée auprès de 1000 directeurs, DRH, DSI et managers).

Toutefois, cette nouvelle organisation du travail peut parfois être chronophage pour les managers. En effet, il faut savoir accorder du temps à chaque collaborateur, échanger différemment, gérer de nouveaux imprévus, etc. Une nouvelle organisation qui nécessite un temps d’adaptation. D’après cette même étude, menée par Bodet Software, 51% des managers déclarent avoir eu un surcroît d’activité avec la mise en place du télétravail pendant le COVID-19. Pensez donc également à aménager votre propre emploi du temps pour que vous puissiez, vous aussi, profiter des nombreux avantages du télétravail dans les meilleures conditions possibles !

Réunion en extérieur

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